Списание сгоревшего товара в учёте — документы и налоговые последствия

Зачем это нужно делать аккуратно

У списания утраченного товара две аудитории, и требования у них похожие.

Налоговая инспекция проверяет обоснованность расхода: был ли факт утраты, подтверждён ли он документально, относится ли к вашей деятельности.

Суд в споре с маркетплейсом проверяет по сути то же самое: находился ли товар на складе, в каком количестве и какова его стоимость.

Отсюда практический вывод: пакет документов один, собирать его нужно один раз и сразу полностью.

Что подтверждает факт утраты

Данные об остатках до события. Отчёты, выгруженные из личного кабинета, на дату, предшествующую утрате, с разбивкой по складам и артикулам. Это базовый документ.

Данные об остатках после. Они показывают изменение — то есть само выбытие.

Отчёты о приёмке товара на пострадавший склад. Подтверждают, что товар туда действительно поступал.

Документы маркетплейса об утрате, если они предоставлены: акты, уведомления, ответы на обращения.

Переписка с поддержкой по вопросу утраты.

Результаты инвентаризации, проведённой при выявлении факта утраты.

Внутренний акт о списании с расчётом стоимости.

Как определяется стоимость

Списывается фактическая себестоимость, сформированная по правилам вашей учётной политики.

Для импортного товара в неё входят контрактная стоимость, транспортные расходы, таможенные пошлины и сборы, расходы на страхование груза в пути и иные затраты, связанные с приобретением.

Это же и есть состав реального ущерба по ст. 15 ГК — то, что взыскивается с маркетплейса. Именно поэтому корректно сформированная себестоимость решает сразу две задачи: обосновывает расход и определяет размер требования.

Расчёт от «средней цены продажи» для этих целей не подходит: он не отражает ваших фактических затрат.

Порядок действий

1. Выгрузите отчёты об остатках до и после события, о приёмке и финансовые отчёты за период.
2. Запросите у маркетплейса документ об утрате письменно и сохраните обращение независимо от результата.
3. Проведите инвентаризацию и оформите её результаты.
4. Соберите документы на закупку, формирующие себестоимость.
5. Составьте расчёт по партиям: артикул, количество, себестоимость единицы, итог.
6. Оформите акт о списании и отразите операцию в учёте.

Конкретный порядок оформления и счета согласуйте со своим бухгалтером — он зависит от учётной политики и применяемой системы налогообложения.

Что учесть по налогам

Расход признаётся при документальном подтверждении факта утраты и её обстоятельств. Слабое место здесь — не сам факт события, а привязка к вашему конкретному товару.

Полученная компенсация признаётся внереализационным доходом отдельно от списания. Это две разные операции, и сворачивать их не следует.

Вопрос о восстановлении НДС по товару, выбывшему не в результате реализации, остаётся спорным и решается применительно к вашим обстоятельствам. Здесь нужна позиция вашего бухгалтера, а не общая рекомендация.

Не останавливайтесь на списании

Списание закрывает учётный вопрос, но не имущественный: убыток остаётся вашим.

Разница между реальным ущербом и фактически полученной компенсацией подлежит взысканию. Пакет документов для этого у вас уже собран — тот же самый.

Частые вопросы

Достаточно ли сообщений в СМИ для подтверждения утраты?

Нет. Публикации подтверждают само событие, но не то, что утрачен именно ваш товар в конкретном количестве. Нужны данные учёта: остатки до события, их изменение после, документы маркетплейса об утрате.

Нужна ли инвентаризация?

Проведение инвентаризации при выявлении фактов утраты имущества — стандартная процедура, и её результаты укрепляют обоснованность списания. Порядок и оформление согласуйте с бухгалтером.

Что делать, если маркетплейс не выдаёт документ об утрате?

Запросите его письменно и сохраните обращение. Отсутствие документа по вашему запросу не блокирует списание при наличии иных подтверждений, а сам факт отказа впоследствии используется в споре.